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现代的数字工具使我们能够轻松地从各种来源“获取”信息。我们知道如何拍照、打字记笔记、录制视频或扫描文档。

我们可以非常容易地将这些内容从现实世界转移到数字世界。将数字内容从一个APP搬到另一个APP甚至更容易。我们知道如何复制和粘贴文本、保存网页上的图片、存档电子邮件附件或导入视频文件。

然而，真正的挑战并不在于将信息从一个地方转移到另一个地方，而是如何让这些信息穿越时间的周期，增援未来的自己。

稍微解释一下这句话：你可能会投入大量的时间和精力去阅读一本书，理解它所阐述的观点。当你读完这本书时，你可能会有一种成就感，你认为你已经掌握了这本书的宝贵知识。

但事实真是如此吗？

你可能会应用书中推荐的科学方法，但很快就发现事情并不像你想的那么简单。你可能会尝试改变你的饮食、运动、交流或工作方式，你相信习惯的力量。但是，当日常生活的琐事重新占据你的生活时，你学到的那些科学方法就又抛到九霄云外了。

在这个阶段，人们开始产生分化。有些人放弃了，认为所有“个人成长”类书籍都是扯淡。另一些人可能认为这是遗忘导致的，所以他们投入大量的时间和精力去记忆他们读过的所有内容。还有很多人可能会变成“信息输入狂（infovore）”，强迫自己不断阅读书籍、文章和课程，希望能有所收获。

我想提出一个全新的看法：你所阅读的内容是优质的、有益的、非常重要的，但是你阅读的时机不对。

例如，你现在可能正在学习时间管理技巧，但这些技巧可能只在你当了经理并且你对时间的需求量大大增加时，才会真正有用。

你现在可能正在观看关于在线营销的视频，但它当下可能用不到，只有当你的新产品出售时它才能被用到。

知识的挑战并不在于获取。在数字世界中，你几乎可以在任何时候获取任何知识。

真正的挑战在于识别哪些知识值得获取。然后建立一个系统，带着这些知识穿越时间长河，将它们应用到最适合、最需要它的情境、问题或挑战中。

在未来的某个时刻，当你需要将这些知识应用到现实中时，你不必强求记住它、整合它，甚至完全理解它。你只需要应用这些知识，在应用的过程中你对它的理解空白都会很快显现出来。当你用书本知识解决了一个现实问题的时候，书本知识就变成了经验知识。而经验知识是你永远的财富。

这就是“第二大脑”的工作——一个外部的、集成的数字仓库，用于存储你所学习的知识及其出处。这个系统不仅能帮你储存知识，还能帮你随时找到需要的信息。它将知识分成多个小的信息单元，以供回顾、使用或删除。

使用渐进式总结法创建易于复习的笔记

在PARA方法中，我描述了一个全面的信息管理系统，它能够整理所有类型的数字信息。这个系统的独特之处在于，它侧重于信息的实用性（actionability）（即，你能立即确定如何使用这些信息），而不是信息的含义（meaning）（因为含义可能会因上下文而改变）。这样，你可以更有效地管理和使用你的数字信息。

PARA系系的四大支柱——项目（Projects）、领域（Areas）、资源（Resources）和存档（Archives）——旨在帮助你随着时间的推移，更有序地管理你的知识，并使其在需要时易于获取和使用。

• 把笔记塞进项目文件夹里，相当于是给这个笔记定了个短期的闹钟，提醒你在项目的某个阶段要回头看看它。
• 而那些放在领域文件夹里的笔记，就像是定了个不那么频繁的提醒，通常在你审视工作或生活的某个方面时才会去翻一翻。
• 资源文件夹里的笔记，就像是随时待命的士兵，只要你决定在某个议题上采取行动，它们就能立刻派上用场。
• 至于存档文件夹里的笔记，它们就像被打入冷宫，需要的时候可以拿出来，但平时不会特意去翻看。

注意，在使用PARA方法时，我们已经无意识地创建了一个似于”事项日程备忘录（tickler file）”的提醒系统。这种新的提醒系统更多地是根据特定的条件（如某个事件的发生或某个目标的达成）来安排提醒，而不是严格按照时间（每日、每周、每月、每年）来安排。

以条件为基础的计划给我们带来了很多好处，它不会将我们禁锢在僵硬的例行公事中。我们有能力大幅度地加快进度，利用我们积累的笔记作为推动我们前进的动力。但是，是否要加速，以及更重要的是，加速的方向应如何选择？我们将这个决定权留给我们的未来的自己，因为他会更有经验，更有智慧。

PARA方法提供了一个系统，这个系统将你的知识整理成单独的笔记，然后根据你能否立即采取行动（即实用性）将这些笔记分类为项目、领域、资源和归档四个类别。然后，你可以使用笔记工具在需要时随机地查阅这些笔记，以便回顾和使用这些知识。

但现在我们转向一个更基本的问题：这个系统该如何实操？一旦我们获取了一些信息，我们如何创建笔记，使它在未来容易被提取和使用？我们如何确保我们今天保存的笔记能增援未来的项目，即使我们无法预测或想象那些项目可能是什么？

这就是渐进式总结的工作。

笔记优先知识管理（Note-first knowledge management）

在知识管理领域，有两种主要的方法或思路来组织一个笔记系统：

标签优先法（Tagging-first approaches）主张笔记不应该有明确的层次结构或组织结构。笔记被视为一个不断变化的、虚拟的、相互关联的、自由扩展的思想矩阵。因为可以将多个标签应用于一个笔记，所以可以通过多种路径发现任何特定的笔记。与此相反，将笔记限制在特定的笔记本或文件夹中，则被认为是一种限制性和静态的做法。

虽然标签的确有其独特用处，但我个人并不赞同将其作为笔记的主要组织方式。在我看来，依赖标签过于脆弱，维护起来也相当繁琐。它让我们的注意力平均分布在每一条笔记上，不论这些笔记是否真正有价值。虚拟矩阵听起来很酷，很前卫，但我们的思维并不适合处理这样的抽象概念——我们更习惯于直观地、自然而然地将事物归置于一个具体的地方。

第二种常规的组织笔记的方法是笔记本优先（notebook-first）。这基本上是将我们在物理世界中组织事物的方式（在一系列离散的容器中）转化到数字世界中。

在我看来，笔记本优先法比标签优先法更好，主要是因为它不会干扰我们。它不试图自动化或干预人们在观察和理解模式时的直觉性联系。PARA本身就是一个笔记本优先的系统。

但如果我们就此止步，那么对于一个以创新为导向的经济体或个人来说，这还远远不够。正如标签爱好者正确指出的那样，笔记本和文件夹实际上压制了创新生活方式的核心——偶然性和随机性。

因此，我提出一种打破僵局的方法：笔记优先法（note-first approach）

我建议将单个笔记的内容组织作为优先考虑因素，而不是纠结选择标签或笔记本的分类方式。这有许多优点：

• 它能与其他的内容分类方式协同，但又不必依赖它们（包括但不限于标签优先法和笔记本优先法）
• 它让你投入到记笔记的所有工作都变得更有价值，因为你几乎所有的时间都在直接与内容互动
• 它能更容易地迁移到其他设备、存储位置，甚至是其他应用程序，因为笔记的内容比整体结构更有可能被保留下来
• 它培养了一些有价值的技能（如简洁的沟通、抓重点、视觉思维等），这些技能可以轻易地应用到其他活动中
• 它让你的笔记对其他人更具可读性和实用性（与你的内部笔记本结构不同，那只是供你自己使用），从而促进了协作和分享

采用笔记优先法后，你的每一条笔记就像是一个个独立的原子——每一个都拥有自己的独特属性。同时，它们又随时准备组合成各种元素、分子甚至更复杂的化合物，这些都比单个原子更强大。

设计易于提取的笔记（Designing discoverable notes ）

运用笔记优先的知识管理方法意味着我们必须考虑它的设计。你实际上是在为一个苛刻的客户设计产品——未来的自己。

「未来的你」并不一定相信「过去的你」在笔记中记录的所有内容都是有价值的。未来的你没有耐心，而且持怀疑态度，要求事先证明他们花在回顾笔记上的时间是值得的。

因此，你需要像销售人员那样，说服他们回头看看你曾经记录的笔记。要做到这一点，你得运用所有销售人员都必须掌握的技巧：吸引他们的注意力，激发他们对笔记的兴趣，建立他们对笔记的信任，激发他们想要深入了解笔记的欲望，并为他们现在就采取行动、回顾笔记提供充分的理由。

如果这还不够吓到你的话，你还得对每一条单独的笔记都施展这些技巧，而且不能耽误一分一秒。时间对你来说宝贵，不是吗？

让我们从头开始：在设计的每一步，都是在权衡各种优先事项。你渴望某样东西，但同时它还得和你其他的需求保持平衡。

比如，你希望你的汽车能够保护乘客，但你不能仅仅围绕它加装一层厚重的金属壳，因为那样会让汽车变得太重，无法行驶。你必须在安全性、重量和成本之间找到平衡点。

你希望手机的电池续航尽可能长，但你不能只是简单地给它安装一个重达10磅的电池。你需要在电池续航、尺寸和便携性之间取得平衡。

对于笔记来说，我们需要在可发现性（discoverability）和可理解性（understanding）之间找到平衡点。

让笔记更容易被发现需要做到小巧、简单、易于理解。我们通过压缩实现这一点：创建高度压缩的摘要，去掉所有的废话。

但我们也希望使我们的笔记易于理解。这涉及到丰富的上下文：细节、例子和引用的来源，以确保没有任何东西被遗漏。

这是一个困难的权衡，因为你无法在不丢失某些上下文的情况下压缩某些内容。

如果你要将一篇长篇文章总结为一段简短的摘要，你可能需要剔除一些细节和辅助性的观点，只保留最关键的信息。

同样，如果你要制作一个视频的精华片段，你可能需要剪掉一些镜头，只保留最精彩的部分。如果你要在18分钟的TED演讲中讲述一个复杂的主题，你可能需要省略一些细节和背景信息，只聚焦于最重要的观点。

在决定保留什么的同时，你必然在决定丢弃什么。

压缩与上下文（Compression v s context ）

压缩和上下文之间有一种自然的张力。

传达任何信息的过程都是压缩或简化的过程。例如，你可能会尝试将一生的经验和智慧压缩成一句富有哲理的话。然而，在这个过程中，你可能会丢失很多原始经验和智慧中的上下文信息。

让我们看一些例子。

如果我们过度压缩一个笔记，也就是说，我们做了一个过于简短的摘要，我们就会失去上下文，这个笔记就会失去所有的意义。例如，上面的笔记包含的信息非常容易被发现——只需一瞥就能了解它的大致内容。

但是，如果一年后我再翻到这张笔记，我可能会一头雾水，想不起它的含义和核心要点——因为它写得太过简略。

然而，我们有时候也会走向另一个极端。如果我们对某件事的解释过于深入细致，那么下一次再想要抓住它的精髓，或是理解其核心含义时，就会发现这一过程变得格外困难。

以上段落是我对任务管理软件Jira所做的笔记。这些笔记包含了大量背景信息，因此理解起来相对容易。但要从中找出关键点却异常困难。我可能得花上好几个小时，耗费巨大的精力去阅读这些笔记，同时还要回忆足够的背景信息，以判断这些内容是否真的有用。最重要的观点和关键的洞察往往淹没在这些信息的海洋之中。

在压缩和上下文之间找到平衡并非易事。当未来的你决定是否要复习这个笔记的时候，每一秒都很重要。因为未来的你可能正在寻找解决问题的方法，而不是随意阅读，他们将在紧张的时间里快速做出决策。面对一堆价值可疑的文字，他们不太可能冒险投入时间进行复习。

这意味着你过去的你在这个笔记上做的所有总结工作都是浪费的。它在过去没有得到回报，也不会在未来得到回报。你成功地将一份信息通过时间发送出去，但它没能经得住时间的考验，还未到目的地便已失去其价值和意义。

机会性压缩（Opportunistic compression）

大多数人在处理信息的上下文方面都做得很好。我们知道如何详细地记下一本书、一场演讲或一堂课的内容。

因此，渐进式总结的重点在于平衡这个等式。它是一种机会性的压缩方法 —— 分散在时间里，工作过程中，根据信息的重要程度来适当地进行总结和压缩。

请记住，压缩是提高可发现性的手段。所以，我们在创建笔记时的设计挑战是：

“我该如何做，才能使现在阅读的内容在未来更容易被发现和找到？”

这不是一个容易回答的问题，因为你无法知道未来的你会需要什么，对什么感兴趣，或者正在做什么。你必须在不知道将用于何处的情况下总结笔记。这是一种更具挑战性的通用性总结，比仅针对一个特定项目提取要点要困难得多。

渐进式摘要是通过“层”进行总结的。第0层是原始的，完整长度的源文本。

第一层是我最开始转存到笔记程序的内容。我没有明确的标准来决定保留什么。我只是捕捉任何感觉有洞察力，有趣，或者有用的内容。

这可能包括各种类型的媒体，但在本篇文章中，我将主要讲文本这个类型。实现这一目标的方法有很多种：

• 从我正在阅读的PDF中复制一段文本，然后粘贴到 Evernote 的菜单栏助手中。
• 在 Evernote 的手机端将我的想法输入新的笔记中。
• 把一个Word文档拖到我的 Mac 上的 Evernote 图标上，这样就会将它作为一个附件添加到笔记中
• 用 Bookcision 从一本书中下·载我所有的 Kindle 高亮部分，然后复制粘贴到一个新的笔记中
• 将包含有用信息的邮件转发到我个人的 导入地址 ，这样可以自动将整个邮件导入到一条新的笔记中
• 用网页高亮器 Liner 在文章中高亮最佳段落，然后直接导出到 Evernote 中**（新枝的浏览器插件可以实现这一功能）**

上述例子都是来自我推荐的程序 Evernote（支持iOS、Android、Mac、Windows和浏览器）, 但其实所有主要的笔记平台都或多或少地支持上述功能，比如： Bear（支持Mac和iOS）, Simplenote（支持iOS、Android、Mac、Windows、Linux）, Microsoft OneNote（支持iOS、Android、Mac、Windows）, 和 Google Keep（支持浏览器、iOS、Android）。

（作者注：强如知识管理大佬都要用这么多工具才能实现，简直不可思议。新枝的目标就是覆盖以上场景，在不远的将来一定能做到，请大家监督）

第一层是渐进式总结的起点，就像是构建所有其他事物的基石一样：

第二层才是真正的摘要，在这一阶段，我会从我保存的那些片段中挑选出最精彩的部分并加粗。同样，我并没有固定的操作规则。我的目标是寻找那些能够突显这些内容核心或精髓的关键词、关键短语和关键句子。

我会在稍后复习这份笔记时处理那些加粗的部分。实际上，我是在利用已经投入的注意力来实现双重目标：一方面是获取当前项目所需的信息，另一方面是为了将来的使用对笔记进行概括。这是个一举两得的策略。

关于第三层，我改用高亮显示，这样就能在所有加粗的段落中找出数量较少的高亮段落。这一次，我寻找的是 “精华中的精华”，只有真正独特或有价值的内容才会高亮显示。再说一遍，我只在复习笔记时才加入第三层。

至于第四层，我仍然在总结，但不仅仅是突出别人的观点，而是记录我自己的想法。对于一些最有见地的笔记，我会在非正式的执行摘要中总结第二层和第三层，用我自己的话再次强调关键点。

请注意，前面的所有图层都会被保留在上下文中，这样您就可以自由地省略内容，而不必担心会遗漏它们。总结是有风险的——你可能会对什么是重要的做出错误的判断。但是，通过多层次地保存笔记，你可以大胆地进行深入思考。

最后，对于极少数的资源，那些强大而令人兴奋的资源，我希望它们能立即融入到我的思考和工作方式中，我会重新整合它们。在对它们进行从第一到第四层的多角度分析之后，我会加入自己的个性和创造力，并将它们转化为其他形式。

这可能意味着要写一篇博客文章，来解释、评论或深入阐述作者的观点。