想象一下最完美的组织系统应该长什么样子。

PARA方法能够准确指导你将生活中的每个信息放在适当的位置，并帮助你在需要时快速找到它们。它适用于文件、资料、笔记、日程安排、大纲和研究片段等各种信息。

这个系统需要设置和维护都非常简单。毕竟，只有最简单、最轻松的习惯才能长期保持。

这个系统需要同时具备灵活性和全面性，以满足你在不同季节中的需求。你可以在多个存储信息的地方使用它，比如计算机文件系统、云存储平台（如Dropbox或Google Drive）或数字笔记应用程序。

然而，最关键的是，一个理想的组织系统将直接为你的事业和生活带来实际的收益。它将大大加快你实现最重要项目和目标的进展。

换句话说，对于组织生活来说，最终的系统应该是一个易操作的系统。它不会增加更多障碍，也不会延迟那些需要改变的行动，而是缩短行动的距离，并使其更容易启动和完成。

通过十多年的个人实验、教授成千上万名学生以及指导世界级专业人士，我开发了一个名为PARA的系统。这个系统简单、全面且极其灵活，可以用于在任何平台上组织各种类型的数字信息。

我向你保证，它不仅会给你的生活带来秩序，还会为你提供一套工具，让你熟练掌握信息的流动，实现你心中的任何目标。

四个分类，囊括你的整个生活

PARA理论基于一个简单的观察：你的生活中只需要四个分类就可以包含所有信息。

**首先是你正在积极参与的项目，即为实现特定目标而进行的短期工作，可以是工作上的项目，也可以是个人生活中的项目。**例如：

• 完成网页设计
• 购买新电脑
• 撰写研究报告
• 翻新浴室
• 完成西班牙语课程
• 布置新客厅家具

接下来是领域，它主要和责任相关，也就是你需要持续关注的工作和生活重要部分。这可能包括：

• 工作责任领域，如市场营销、人力资源、产品管理、研发、直属下属或工程部门
• 个人责任领域，如健康、财务、孩子、写作、汽车或家庭

然后是你感兴趣并正在学习的资源，涵盖各种主题，比如：

• 平面设计
• 个人效率
• 有机园艺
• 咖啡
• 现代建筑
• 网页设计
• 日语
• 法国文学
• 笔记技巧
• 呼吸训练
• 养成良好习惯
• 摄影
• 市场营销资料

最后是归档，包括前面三个分类中不再活跃但可能将来需要保存的内容：

• 已完成或搁置的项目
• 不再活跃或相关的领域
• 不再感兴趣的资源

就是这样！有四个顶级文件夹——项目、责任领域、资源和归档，每个文件夹下都有一些子文件夹，专门用于存放你生活中的每个活跃项目、领域、资源和归档。

也许很难相信，一个如此复杂的现代生活可以简化为仅有的四个分类。也许你觉得你所面对的任务远远超出了这样一个简单系统的能力范围。

但这正是关键所在：如果你的组织系统和你的生活一样复杂，那么维护它所需要的时间和精力将会剥夺你本应用于生活的时间和精力。

你用于组织信息的系统必须足够简单，以便能够”释放”你的注意力，而不是占据更多的注意力。你的系统应该给你时间，而不是占用你的时间。

关键原则——按照项目和目标组织信息

大多数人在学校学习了如何组织信息。我们被教导按照学科来分类课堂笔记、讲义和学习资料，比如数学、历史或化学。

然而，我们在成年后却不自觉地延续了这种方式。我们继续按照广泛的主题，如“市场营销”、“心理学”、“商业”或“理念”，来分类文件和档案。

然而，在职业生涯中，这种方式毫无意义。工作场所没有课程、考试、分数和学位证书。没有老师会告诉你为了期末考试应该记下什么，因为根本就没有期末考试。

在工作和生活中，你追求的是你试图实现的结果。你试图推出新产品、规划家庭度假、做出重要决策、找到附近的托儿所、发表新文章，或者达到季度销售目标。

在繁忙的日常生活中，当你努力实现这些目标时，你绝对没有时间去搜索一个像“心理学”这样广泛的类别，来找到你所需的一条信息。

因此，我建议你不要按照学校的方式将信息组织成广泛的学科，而是根据你当前承诺的项目和目标来组织。这就是所谓的“按照可操作性组织”的原则，我会在本书中一再强调这一点。

例如，当你开始进行一个平面设计项目时，你需要将与该项目相关的所有笔记、文件、资源和其他材料都放在一个地方，随时准备好使用。

这听起来可能很明显，但实际上，大多数人却恰恰相反。大多数人倾向于将所有相关材料分散在十几个不同的地方，而要找到它们可能需要花费半个小时。

那么，如何确保与每个项目或目标相关的所有材料都在一个地方？答案是在一开始就按照这种方式组织它们。这样你就会准确地知道将每样东西放在哪里，并且准确地知道在哪里找到它们。

按项目进行组织内容的能量

在过去几年中，我在旧金山湾区担任生产力教练。那是科技繁荣的高峰期，来自世界上一些最具影响力的公司的高级专业人士都在寻找提升绩效的任何方法。我非常乐意提供帮助。

我曾经为旧金山南部一家知名生物技术公司的一位高管提供辅导，他们公司的园区俯瞰着海湾，景色优美。我记得有一天美丽的春天，我在等待我的下一个客户，他是一位负责开发几种新药的高级主管。

他一到就开始了我们的辅导会议，和往常一样，我问了他一个简单的问题：“你有一个项目列表吗？”

作为生产力教练，当我与客户一起工作时，我总是会首先要求他们展示他们的项目列表。我需要它来了解他们的工作类型、当前的工作负荷以及他们试图推进的优先事项和目标。

他说：“当然有！”然后匆忙地凭记忆列出了一个清单（这是第一个警示信号），递给了我一个类似下面这样的列表：

你看到问题了吗？再仔细看一遍。

根据我们之前的定义，这个列表里一个项目都没有。”战略规划”会停止吗？有没有一段时间，你可以永远把”度假”从列表中删除？希望不是这样！

实际上，这个列表中的每一项都代表着一种责任，它属于领域分类。这可能看起来只是在纠结于词义，但事实并非如此。我发现，无论你有多聪明或有多有动力，除非你将责任领域细分为具体的项目，否则你将无法实现两个关键目标。

1.你无法真正了解你的承诺范围

我常常听到人们抱怨他们”没有精力”。我对此表示同情 – 你是否感觉自己的任务太多了？

然而，只有当你从责任领域的角度看待工作时，你才能真正了解你所面临的任务量有多大。看看上面的列表，”招聘”这个领域究竟有多少工作量呢？它可能是每六个月一次的兼职招聘，也可能是本季度需要填补50个职位。

一眼之间根本无法得知，这种不确定性会让每个领域都感觉比实际更加沉重。

试想一下，如果你确定了”招聘”领域中的每个项目，并每天将该列表摆在眼前，那么你不会更容易知道还有多少工作要完成，以及接下来应该做什么吗？例如：

2. 你无法将当前的努力与长期目标联系起来

知识工作中最具挑战性（但也最有回报）的一方面是需要我们的创造力。然而，如果没有动力的支持，创造力很难持久。当你感到筋疲力尽、士气低落时，就无法持续发挥最佳的思考能力和贡献最好的创意。

我们的动力依赖于什么？主要是持续取得进展。如果我们知道我们的努力将引领我们朝着某个目标前进，即使在短期内遇到很大的压力和挫折，我们也能忍受。

这就引出了第二个问题：如果没有一个具体项目的列表，你无法将当前的努力与长期目标联系起来。

再次看看上面的列表。每一项都不会结束或改变 – 这就是责任领域的定义，它会持续下去。现在想象一下，一周又一周，一个月又一个月，甚至一年又一年，每天都面对着永不终止的责任清单，对心理产生怎样的影响。无论你多么努力工作，无尽的地平线似乎永远不会更近。

坦白说，如果我要设计一种能扼杀你的动力的方式，我无法找到比这更好的方法。

当你将责任分解为可处理的项目时，你可以确保你的项目列表不断更新。这种更新产生了一种节奏感，每当你成功完成一个项目时，你就能庆祝一次胜利。想象一下，如果你将”活动”这个大的领域拆分为每个具体的活动，你会感受到多么有动力和成就感：

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无论你的责任范围有多广泛，你总是可以将其分解为更小的项目。而且如果你想知道自己是否真正朝着目标取得进展，你必须这样做。

为你想要过的生活做好组织准备

使用PARA方法不仅仅是为了创建一堆文件夹来存放东西。

它关乎识别你工作和生活的结构 – 你对什么有承诺，你想要改变什么，以及你想要去哪里。它是将信息组织起来，以支持并呼唤出你理想中的未来生活。

我们所谓的”组织”在很大程度上实际上是伪装成拖延的借口。我们告诉自己我们正在”准备好”或”做研究”，假装这是在进展。而实际上，我们只是寻找任何可以擦亮或整理的小事物，以避免面对我们害怕的任务。

PARA方法打破了这种伪装，为我们提供了一种组织任何事物的方法。它非常根本简单，没有任何借口，只有下一个必要的步骤需要做。它是一种极简的方式，给您的环境增加足够的秩序，让您有清晰的前进方向，仅此而已。

虽然还有其他更复杂、精细和专业化的信息组织方法，但PARA方法是唯一经得起时间考验的方法，因为它给您比它花费的时间更多的时间。